e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir? Kime Hangisi Kesilir?

Elektronik belge dünyasında işletme sahiplerinin en çok karşılaştığı ikilem e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farktır. Her iki belge de dijital olarak üretilir ve kağıt fatura ile aynı yasal geçerliliğe sahiptir; ancak alıcının statüsüne ve belgenin iletim yöntemine göre tamamen farklı kurallara tabidir.

1. e-Fatura: Sistemden Sisteme Kapalı Devre İletim

e-Fatura, hem faturayı kesen satıcının hem de faturayı alan alıcının Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler olduğu durumlarda düzenlenen belgedir. e-Faturada taraflar birbirine e-posta veya PDF göndermez; fatura doğrudan GİB merkezi sunucuları üzerinden satıcının muhasebe yazılımından alıcının muhasebe yazılımına UBL-TR XML formatında otomatik olarak akar.

2. e-Arşiv Fatura: e-Fatura Mükellefi Olmayanlara Düzenlenen Belge

e-Arşiv Fatura ise faturayı kesen işletmenin e-fatura kullanıcısı olmayan kurumlara, şahıs işletmelerine veya son tüketicilere (bireysel vatandaşlara) kestiği elektronik faturadır. e-Arşiv fatura alıcıya e-posta ile PDF formatında gönderilir, SMS linki ile iletilir veya çıktısı alınarak kağıt ortamında teslim edilir. Belgenin ikinci nüshası ise elektronik ortamda 10 yıl saklanır.

Kime Hangi Faturanın Kesileceği Nasıl Belirlenir?

Fatura kesmeden önce alıcının Vergi Kimlik Numarası (veya T.C. Kimlik Numarası) GİB Kayıtlı Kullanıcılar listesinden sorgulanır:

• Alıcı GİB e-fatura listesinde kayıtlı ise: Sistemsel zorunluluk olarak mutlaka e-Fatura kesilmelidir. e-Fatura kayıtlı kullanıcısına e-Arşiv fatura kesilmesi mevzuata aykırıdır ve geçersiz sayılabilir.
• Alıcı listede kayıtlı değilse: Fatura istisnasız e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmelidir.

Ticari ve Temel e-Fatura Senaryoları

e-Fatura düzenlerken iki farklı senaryo seçeneği sunulur: Temel Fatura senaryosunda alıcının faturayı sistem üzerinden doğrudan reddetme butonu yoktur, itiraz harici kanallardan yapılır. Ticari Fatura senaryosunda ise alıcıya portal üzerinden 8 gün içinde faturayı 'Kabul Et' veya 'Reddet' seçeneği tanınır; ticari anlaşmazlıklarda bu senaryo tercih edilir.

Yanlış Belge Düzenlemenin Hukuki Sonuçları

e-Fatura mükellefi olan bir şirkete yanlışlıkla e-Arşiv fatura kesilmesi durumunda Vergi Usul Kanunu uyarınca fatura hiç düzenlenmemiş sayılarak her iki tarafa da özel usulsüzlük cezası tatbik edilebilir. Bu nedenle entegratör veya muhasebe yazılımlarındaki 'Otomatik Mükellef Kontrolü' özelliğinin daima aktif tutulması tavsiye edilir.