Tax-free e-faturada alıcının pasaport numarası yanlış yazılmış, yolcu yurt dışına çıkmadan portal üzerinden düzeltme yapılabilir mi?

Tax-free (Türkiye'de İkamet Etmeyenlere KDV Hesaplanarak Yapılan Satışlar) kapsamında düzenlenen elektronik faturalar, genel e-fatura sisteminden farklı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile Ticaret Bakanlığı Gümrükler Genel Müdürlüğü sistemlerinin doğrudan entegre çalıştığı çok taraflı bir yapıya sahiptir. Düzenlenen faturadaki pasaport numarası ve kimlik bilgilerinin hatalı olması durumunda portal üzerinden doğrudan bir 'düzeltme/revizyon' yapılması teknik ve yasal olarak mümkün değildir. Sürecin mevzuat ve uygulama boyutları şu şekildedir:

• Elektronik Belgenin Değişmezliği ve VUK 227 Hükmü: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 227. maddesi uyarınca mükelleflerin tuttukları kayıtlara esas teşkil eden belgelerin gerçeği yansıtması ve usulüne uygun düzenlenmesi şarttır. GİB 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ve elektronik belge standartlarına göre; mali mühür veya e-imza ile imzalanarak GİB sistemine başarıyla iletilen ve evrensel tekil tanımlayıcı (ETTN) kazanan hiçbir e-fatura üzerinde sonradan tahrifat, silme, alan değiştirme veya metin düzeltmesi yapılamaz. Portallarda veya ERP yazılımlarında onaylanmış bir faturanın pasaport numarasını değiştirebilecek aktif bir buton veya fonksiyon bulunmamaktadır.
• Gümrük ve Tax-Free Onay Aşaması (GTB Entegrasyonu): YOLCUBERABER senaryosunda kesilen e-faturalar, GİB üzerinden otomatik olarak Ticaret Bakanlığı Gümrük Muhafaza ve Onay sistemine iletilir. Yolcu havaalanında gümrük onay memuruna (Tax-Free Onay Ofisi) başvurduğunda, gümrük memuru yolcunun fiziki pasaportunu optik okuyucu ile okutur ve sistemdeki e-fatura ile eşleştirir. Pasaport numarasının veya uyruğun sistemdeki veriyle uyuşmaması halinde gümrük onay sistemi 'Pasaport Uyuşmazlığı' sebebiyle onay (vize) vermez ve KDV iadesi kesinlikle engellenir.
• İptal ve Yeniden Düzenleme Prosedürü: Yolcu henüz yurt dışına çıkmadığı ve gümrükten onay alınmadığı için vakit kaybetmeksizin şu adımlar atılmalıdır:
  • Hatalı pasaport numarası içeren mevcut tax-free e-faturası, özel entegratör veya GİB İptal/İtiraz Portalı üzerinden (aracı kurum ve GTB sistemine 'İptal' bildirimi gönderilerek) gümrük onayı öncesinde derhal iptal edilmelidir.
  • İptal işleminin ardından, yolcunun doğru pasaport ve uyruk bilgileri girilerek 'YOLCUBERABER' senaryosunda YENİ bir e-fatura düzenlenmelidir.
  • Yeni düzenlenen faturanın not/açıklama alanına; "İşbu fatura, sehven pasaport numarası hatalı girilen ve iptal edilen ... tarihli ve ... ETTN numaralı tax-free faturasının yerine tanzim edilmiştir" meşruhatı eklenmelidir.
  • Yeni faturanın çıktısı alınarak yolcuya teslim edilmeli ve faturanın yetkili aracı kurum (Global Blue, Tax Free Zone vb.) barkod kaydı güncellenmelidir.
• VUK 353/1 ve VUK 231/5 Açısından Cezai Riskler: Faturanın iptal edilip doğrusunun düzenlenmesi aşamasında VUK 231/5'te düzenlenen 7 günlük süreye riayet edilmelidir. Hatalı fatura iptal edilmeden yeni fatura düzenlenirse mükerrer hasılat ve KDV tahakkuku riski doğar; eski faturanın sistemde açık kalması halinde ise VUK 353/1 uyarınca belgede yer alması gereken zorunlu bilgilerin gerçeğe aykırı düzenlenmesi sebebiyle %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası tarhiyatı riski mevcuttur. Bu nedenle yolcu uçağa binmeden önce iptal-ikame sürecinin ivedilikle tamamlanması şarttır.
• TTK 18/3 Açısından Bildirim: Satışın taraflarından biri nihai tüketici yabancı yolcu olsa dahi, yetkili aracı kuruma ve gümrük idaresine yapılan elektronik bildirimler hukuki güvenliğin sağlanması ve KDV iade mekanizmasının sıhhati açısından zorunludur.