E-arşiv faturayı iptal portalından iptal ettim ancak alıcıya mail gitmemiş, faturanın iptal olduğunu GİB üzerinden nasıl kanıtlayabilirim?

GİB e-Belge İptal/İtiraz Portalı üzerinden yapılan e-Arşiv fatura iptal işlemlerinde Gelir İdaresi Başkanlığı merkezi sunucuları alıcı tarafa otomatik bir tebligat, SMS veya bilgilendirme e-postası göndermemektedir. İdarenin kurduğu sistem yalnızca merkezi veri tabanındaki belge durumunu 'İptal' olarak güncellemekte olup, muhataba bildirim yükümlülüğü tamamen faturayı düzenleyen mükellefin uhdesindedir. Alıcı firmanın itirazını gidermek ve işlemi yasal olarak tevsik etmek için izlenmesi gereken adımlar şunlardır:

• GİB e-Belge Doğrulama Portalı Üzerinden Resmi Sorgulama: GİB 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği uyarınca e-Arşiv faturaların sıhhati belgedogrulama.gib.gov.tr adresi üzerinden kamuya açık olarak sorgulanabilmektedir. İptal ettiğiniz faturanın 16 haneli Fatura Numarası, 36 karakterlik ETTN (UUID) kodu, satıcı VKN ve fatura ödenecek tutar bilgileri bu ekrana girildiğinde, sistem doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanını sorgulayarak ekrana "Belge GİB Kayıtlarında İptal Edilmiştir" ibaresini barkodlu ve zaman damgalı resmi bir doğrulama çıktısı olarak verir. Bu doğrulama ekranının barkodlu PDF dökümü, vergi hukuku açısından resmi bir vesika niteliğindedir.
• İptal/İtiraz Portalı Log ve İptal Belgesi: GİB e-Belge İptal/İtiraz Portalı'na mali mühürle giriş yapıldığında 'İptal Talepleri / Tamamlanan İşlemler' menüsünden ilgili faturaya ait iptal zaman damgasını, iptal talep referans numarasını ve elektronik imza doğrulama özetini içeren resmi onay dökümü (.xml ve .pdf formatında) indirilebilir. Bu dosya, iptal işleminin yasal süresinde yapıldığının kesin ispatıdır.
• TTK 18/3 Kapsamında Bildirim Şartı: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun (TTK) 18. maddesinin 3. fıkrası gereğince; tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya itiraza dair ihbarların noter kanalıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli e-imza kullanılarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile yapılması emredilmiştir. GİB portalının otomatik e-posta göndermemesi sebebiyle alıcının 'haberim yoktu' savunmasını çürütmek adına; GİB İptal Portalı dökümü ve belgedogrulama.gib.gov.tr doğrulama çıktısı ivedilikle alıcı şirketin resmi KEP adresine resmi bir ihtarname eşliğinde iletilmelidir. KEP delil dosyası (.eyp), yargı ve idare nezdinde kesin delil teşkil eder.
• VUK 227 ve KDV Kanunu 35. Madde Açısından Beyan Düzeltmesi: 213 sayılı VUK'un 227. maddesi uyarınca gerçeği yansıtmayan veya iptal edilmiş mükerrer bir belgenin kayıtlara intikali kanunen yasaktır. Alıcı mükellef faturayı KDV beyannamesine dahil etmişse, 3065 sayılı KDV Kanunu'nun 35. maddesi uyarınca KDV beyannamesinde 'Düzeltme Beyannamesi' vererek haksız indirim konusunu telafi etmek zorundadır. Alıcı firmanın iptal belgesine rağmen faturayı kayıtlardan çıkarmaması durumunda, vergi müfettişlerince yapılacak çapraz kontrollerde VUK 353/1 uyarınca usulsüzlük ve VUK 344 uyarınca 1 kat Vergi Ziyaı Cezası ile muhatap olacağı kendilerine KEP ihtarnamesiyle açıkça hatırlatılmalıdır.
• e-Arşiv Aylık Raporu Tevsiki: Her ayın sonuna kadar GİB'e iletilen e-Arşiv Fatura Raporunda (e-Arşiv Raporlama Sistemi), söz konusu faturanın 'İptal Edildi' (CancelReport) bayrağıyla GİB'e raporlandığına ilişkin GİB onaylı rapor takip numarası da karşı tarafa tevsik edici ek belge olarak sunulabilir.